Como colaborar mais eficazmente quando a sua equipa está em remoto?
O surto de coronavírus gerou um teste acelerado ao trabalho e numa escala até aqui impensável. O que formos capazes de aprender nos próximos meses poderá ajudar-nos a moldar o futuro do trabalho e a fomentar a inovação numa grande variedade de funções e setores de negócios. No entanto, embora grande parte do foco tenha estado na tecnologia, e na capacidade da infraestrutura poder lidar com o aumento da procura, há nuances de comunicação que são cruciais para a produtividade e que devem também ser consideradas.
Porque é que trabalhar com equipas remotas exige novas habilidades de colaboração? O que é que falta nos nossos textos, e-mails, videoconferências e outras comunicações digitais? Linguagem corporal! Mesmo quando estamos todos num mesmo espaço físico, o tom de um texto ou a formalidade de um e-mail fica totalmente aberta à interpretação, a ponto de até nossos amigos mais próximos ficarem confusos. Essas interpretações erradas criam uma ansiedade que pode se tornar cara, afetando a moral, a motivação, a produtividade e a inovação.
A comunicação remota pode distorcer o ritmo normal das nossas conversas. Embora nos possamos acostumar a este tipo de interações assíncronas, elas podem entrar em conflito com as nossas regras normais de interação social. Na falta de uma resposta imediata, podemos perder o foco, ter dúvidas ou mesmo ficar frustrados com as nossas equipas.
PARA SEREM MAIS EFICIENTES, AS EQUIPAS EM TELETRABALHO DEVEM ENCONTRAR MANEIRAS NOVAS E MELHORES DE FUNCIONAR
• Primeiro, considere que existem três tipos de distância na colaboração remota: distância física (local e hora), distância operacional (tamanho da equipa, largura de banda e níveis de skills) e distância de afinidade (valores, confiança e interdependência). A melhor maneira para as lideranças fomentarem o desempenho das suas equipas é concentrando-se na redução da distância de afinidade. Procure passar a maioria das comunicações remotas para videochamadas. São um veículo muito melhor do que emails ou chamadas de voz para estabelecer relações e criar empatia. Adicionalmente, lance também momentos de team-building virtuais, que permitam às pessoas a oportunidade de interagir regularmente e pôr em prática as suas skills de colaboração.
QUANDO EQUIPAS REMOTAS COMUNICAM BEM E APROVEITAM SUAS FORÇAS, PODEM INCLUSIVAMENTE PRODUZIR MELHORES RESULTADOS QUE AS EQUIPAS QUE PARTILHAM UM ESPAÇO FISICO. AQUI ESTÃO ALGUMAS DAS MELHORES PRÁTICAS PARA DOMINAR:
• Não confunda comunicações claras com comunicações breves: muitas vezes, num esforço para ser eficientes, usamos menos palavras para nos comunicar. Mas essa brevidade pode significar que o resto da equipa tem de perder tempo para tentar interpretar essas mensagens (e terminar muitas por entendê-las mal!). Invista tempo em comunicar com a intenção de ser ultraclaro, independentemente do canal utilizado.
• Não bombardeie a sua equipa com mensagens. Costuma acompanhar uma tarefa por email, texto e telefone? Costuma perguntar às pessoas se elas receberam sua mensagem anterior? O abuso desses pontos de controlo pode ser uma forma de domínio digital, uma forma incansável e desconfortável de assédio. Usar todos estes canais para a mesma mensagem é ineficaz (e também irritante).
• Estabeleça normas de comunicação: as equipas remotas precisam de criar novas normas que fomentem a clareza na comunicação. Empresas como a Merck criaram siglas para suas comunicações digitais como "Resposta em quatro horas (4HR)" e "Não há necessidade de responder (NNTR)", que trazem previsibilidade e segurança às conversas virtuais.
• Embora muitas vezes tendamos a considerar a previsibilidade humana como um defeito, poucas qualidades são mais procuradas no trabalho, especialmente em colaborações virtuais. Somos todos únicos, mas os nossos comportamentos consistentes ajudam os outros a prever o que fazemos e, por sua vez, ajudam-nos a entender-nos uns aos outros. Todos podemos facilitar essa previsibilidade, estabelecendo uma etiqueta pessoal clara e cumprindo-a de forma consistente.
• Veja as oportunidades ocultas nas comunicações escritas: estar atrás de um computador pode criar novas oportunidades para certos membros da equipa, abrindo espaço para aqueles que podem estar menos inclinados a falar em grupo. A comunicação por texto reduz a importância das skills interpessoais e da aparência física, oferecendo uma maneira eficaz de equilibrar o poder e a tomada de decisão. Estudos mostram que indivíduos introvertidos são menos inibidos nas interações online versus offline. No entanto, é importante estar atento ao preconceito virtual inconsciente, com a pontuação, gramática e escolha de palavras a poder revelar atitudes preconceituosas em relação a determinados grupos.
• Crie um espaço intencional para comemoração: os bolos de aniversário da velha escola ainda são importantes para as equipas remotas. Criar espaços e rituais virtuais para celebrações e socialização pode fortalecer relacionamentos e estabelecer as bases para futuras colaborações. Encontre maneiras de diminuir a distância de afinidade. Como é que se desenrola esse momento, é menos importante do que ter o cuidado de o celebrar.
À medida que cada vez mais interações acontecem digitalmente, continuaremos a experimentar novas formas de falta de comunicação e incompreensão. A solução não virá de novas tecnologias (embora, sem dúvida, os developers vão continuar a tentar preencher essa lacuna). Em vez disso, a solução está em entender o que gera o compromisso do outro e na construção de um conjunto de skills de comunicação cada vez mais adaptado às necessidades da nossa era digital.